ตรวจรอบแรกกับรอบสองต่างกันยังไง เตรียมตัวยังไงให้ผ่านฉลุย

ทำไมต้องตรวจสองรอบ

หลายคนสงสัยว่าทำไมไม่ตรวจทีเดียวจบ คำตอบคือการตรวจสองรอบช่วยลดความเสี่ยงของทั้งสองฝ่าย ถ้าเจอว่ายังไม่พร้อมตั้งแต่รอบแรก คุณจะมีเวลาแก้ไขก่อน แทนที่จะเสียเวลาและค่าใช้จ่ายไปกับการตรวจเต็มรูปแบบที่ไม่ผ่าน

ตรวจรอบแรก (Stage 1) — ดูความพร้อม

ผู้ตรวจจะเน้นดูว่า:

• ระบบเอกสารครบตามข้อกำหนดหรือยัง
• ขอบข่ายการรับรองที่ระบุไว้ตรงกับงานที่ทำจริงไหม
• มีการตรวจติดตามภายในและการทบทวนของฝ่ายบริหารแล้วหรือยัง
• หน้างานพร้อมรับการตรวจเต็มรูปแบบในระดับไหน

ผลของรอบนี้ไม่ใช่ "ผ่าน/ไม่ผ่าน" แต่เป็นรายงานความพร้อม พร้อมรายการสิ่งที่ต้องเตรียมเพิ่มก่อนรอบสอง

ตรวจรอบสอง (Stage 2) — ดูของจริง

รอบนี้ผู้ตรวจลงพื้นที่จริง คุยกับพนักงานหน้างาน ดูบันทึก และตรวจว่าสิ่งที่เขียนไว้ในเอกสารเกิดขึ้นจริงหรือไม่ ประเด็นที่พบบ่อยคือเอกสารสวยแต่หน้างานทำอีกอย่าง

เตรียมตัวยังไง

• ให้พนักงานหน้างานรู้ว่าจะมีการตรวจ และรู้ว่างานของตัวเองเกี่ยวกับระบบยังไง — ไม่ต้องท่องจำ แค่ตอบตามที่ทำจริง
• เก็บบันทึกให้หาเจอง่าย โดยเฉพาะบันทึกการฝึกอบรม การสอบเทียบเครื่องมือ และการจัดการข้อร้องเรียน
• ทำการตรวจติดตามภายในให้เสร็จจริงจัง อย่าทำแค่ให้มีเอกสาร
• ถ้ามีข้อบกพร่องที่รู้อยู่แล้ว บอกผู้ตรวจตรง ๆ ดีกว่าให้ไปเจอเอง

ถ้าเจอข้อบกพร่องจะเป็นยังไง

เป็นเรื่องปกติมาก แทบไม่มีบริษัทไหนตรวจแล้วไม่เจออะไรเลย ข้อบกพร่องจะถูกจัดระดับตามความรุนแรง และคุณจะมีกรอบเวลาให้แก้ไขพร้อมส่งหลักฐาน เมื่อผู้ตรวจยอมรับการแก้ไขแล้วจึงเข้าสู่ขั้นตอนออกใบรับรอง